Нравится







Менеджмент | Маркетинг | Финансы | Бизнес-процессы | Мотивация | Психология управления  | Система контроля | Инновации | Другое

Главная > На заметку > Другое > Способы уничтожения документов, их преимущества и недостатки

;

Способы уничтожения документов, их преимущества и недостатки

Просмотров | 49

Оценка:

0 0

Если организация ведёт документооборот в бумажном виде, рано или поздно в ее деятельности наступает момент, когда возникает необходимость избавиться от неактуальных более документов. Срок хранения большинства бумаг не превышает 5 лет, после чего можно их утилизировать, не боясь санкций от проверяющих органов. Чтобы сделать это по всем правилам, лучше всего обратиться в специализированную компанию, предоставляющую услуги по утилизации документов на www.archiv.ru.

Основных способов утилизации бумаг на сегодняшний день существует три. Это шредирование, сжигание и химическая обработка.

Первый способ, пожалуй, наиболее популярен и оптимален по соотношению цены и качества. Все документы измельчаются на промышленном шредере в маленькие кусочки, не позволяющие восстановить их содержимое. Современные шредеры позволяют утилизировать большой объем бумаг в короткое время. Этот способ чаще всего выбирают те компании, владельцы которых заботятся об экологии. Уничтоженные таким способом документы можно будет впоследствии сдать как макулатуру, а значит, и немного сэкономить на этом, и внести свой вклад в охрану природы нашей планеты.

Сжигание документов осуществляется в промышленных печах большого объёма. Недостаток этого метода состоит в том, что небольшие частички бумаги могут сгореть не до конца, поэтому в обязательном порядке требуется проверять, все ли было полностью уничтожено. При необходимости в течение всего этого процесса рядом может присутствовать сотрудник вашей компании, наблюдающий за ходом уничтожения.

Обработка химическими средствами из всех основных методов утилизации считается самым дорогим и сложным, поэтому ее выбирают реже всего.

Почему стоит обращаться за этой услугой именно в специализированную компанию? Дело в том, что у разных документов различные сроки хранения, и если что-либо перепутать и уничтожить те бумаги, которые ещё должны храниться, то в случае проверки контролирующими органами вы рискуете быть оштрафованными. Придется проводить внутреннее расследование и по возможности восстанавливать утраченные бумаги. Архивные компании помогут этого избежать. Они с точностью определят сроки хранения всех имеющихся бумаг и грамотно оформят все необходимые акты о выделении документов к уничтожению и собственно об уничтожении. Также специалисты проследят, чтобы все бумаги были уничтожены полностью. Вам не стоит переживать о сохранении коммерческой тайны, ведь по условиям договора такие компании обязаны заботиться о конфиденциальности данных своих клиентов, а при желании, как уже было сказано выше, за всем процессом утилизации бумаг может наблюдать ваш сотрудник.

Таким образом, своевременное и грамотное уничтожение документов компетентными специалистами - это не только экономия на их хранении, но и гарантированное отсутствие штрафных санкций при любых проверках.

2018-09-30 04:14:06

Вставить в блог

Поделиться ссылкой



Тегов нет


Предыдущая статья Назад в раздел Следующая статья